Minit Mesyuarat

Oleh -
  1. Pengenalan
  2. Penulisan Minit Mesyuarat
  3. Ciri-ciri Minit Mesyuarat yang Baik
  4. Contoh Minit Mesyuarat
  5. Perbezaan Mesyuarat Jawatankuasa dengan Mesyuarat Agung


 

Pengenalan


 

Mesyuarat ialah satu aktiviti yang berdasarkan komunikasi dua hala antara individu dalam situasi formal. Mesyuarat diadakan untuk bertukar-tukar fikiran dan pendapat, menyelesaikan masalah berbangkit, membuat sesuatu keputusan dan memberi atau mendapatkan maklumat daripada pelbagai pihak. Semua butiran mesyuarat akan direkodkan untuk tujuan semakan, rujukan dan tindakan. Catatan dilakukan secara padat, ringkas dan tepat serta berurutan dan mempunyai gaya bahasa yang tersendiri.


 

    Minit mesyuarat merupakan satu bentuk rekod yang bertulis tentang perkara yang dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat. Jika tidak dilakukan sebarang catatan, rekod tidak boleh disimpan dengan sempurna, sebarang perbincangan dan keputusan dalam mesyuarat itu tidak dapat diambil tindakan susulan.

2. Penulisan Minit Mesyuarat


 

Tidak ada keseragaman dalam format penulisan minit mesyuarat. Selalunya, ia disusun mengikut agenda mesyuarat dan perlu kelihatan kemas dan teratur.


 

Penyediaan minit mesyuarat perlu mengambil kira hal-hal berikut:


 

  1. Butiran Mesyuarat


 

  1. Nama mesyuarat
  2. Bilangan kali diadakan
  3. Tarikh
  4. Masa
  5. Tempat


 

  1. Dokumen

Bahan bertulis untuk dibincangkan atau dijadikan bahan rujukan (jika ada).


 

  1. Senarai Kehadiran

Senarai lengkap ahli yang hadir perlu untuk pengesahan minit akan datang.


 


 

  1. Agenda

Atur cara perkara yang akan dibincangkan


 

  1. Isi minit mesyuarat
  2. Kehadiran ditulis mengikut susunan berikut:

    Hadir        - ahli yang hadir dan jawatan mereka

    Turut hadir    - senarai nama yang hadir sebagai pemerhati atau undangan khas (bukan ahli)

    Tidak hadir    - ahli yang tidak hadir (sama ada dengan memberi alasan atau tidak)

  3. Kata-kata aluan daripada pengerusi majlis
  4. Pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat lalu.
  5. Pindaan minit (jika ada)
  6. Perkara-perkara berbangkit
  7. Agenda-agenda yang ditetapkan
  8. Hal-hal lain
  9. Ucapan penutup
  10. Lampiran (jika ada)


 

3. Ciri-ciri Minit Mesyuarat yang Baik


 

  1. Penulisan minit mesyuarat hendaklah ringkas, tepat dan padat kerana laras bahasanya bersifat formal, iaitu menggunakan kata dan ungkapan bahasa rasmi.
  2. Semasa menulis minit mesyuarat, ayat-ayat yang digunakan perlu menggambarkan keputusan yang dibuat berdasarkan persetujuan ahli-ahli mesyuarat.
  3. Gaya bahasa minit mesyuarat berbentuk kata-kata tertentu yang dijadikan ungkapan khusus seperti berikut:


 

3.1    Penggunaan Bahasa


 

  1. Tindakan


 

Tindakan yang diambil terhadap minit mesyuarat yang lalu. Ungkapan yang sering digunakan ialah:

meminda

            membetulkan

            mengesahkan


 

        Untuk membuat pengesahan:

  1. Diterima tanpa sebarang pindaan atau tanpa ada pindaan
  2. Yang disahkan dengan pindaan


 

  1. Perbincangan


     

    Terdapat beberapa ungkapan khusus:

    1. Ahli mesyuarat membincangkan…
    2. Perkara itu telah dibincangkan dengan…
    3. Ahli mesyuarat telah bersetuju…
    4. Membahaskan cadangan itu dengan teliti…
    5. Perkara 2.1 telah dibahaskan dengan panjang lebar…
    6. Bersetuju menimbangkan permohonan itu…


     

    Jika terdapat cadangan atau syor yang dikemukakan, boleh dicatat begini:


     

    1. beliau mencadangkan…
    2. beliau menyesyorkan supaya…


     

    ** Penggunaan kata ganti nama diri pertama tidak digunakan sebaliknya perkataan mesyuarat, jawatankuasa, majlis, beberapa ahli, sebulat suara lebih sesuai digunakan.


     

    Nama penuh hanya dicatat dalam:


     

    1. agenda 'pemilihan dan perlantikan AJK baru', bagi pencadang dan penyokong.
    2. 'ucapan penangguhan' nama orang yang berucap perlu dicatatkan.


     

    ** Penggunaan kata ganti nama diri ketiga, beliau boleh digunakan.


 

  1. Ketetapan

    Persetujuan yang telah dicapai dalam sesuatu mesyuarat. Tindakan yang diambil boleh menjadi:-


     

    Positif:

        Menerima, diterima, meluluskan, bersetuju, memutuskan, memperakukan, mengambil perhatian.


     

    Negatif:

        Menolak, tidak meluluskan, tidak memperakukan, tertakluk kepada.


 

3.2    Penggunaan Ayat


 

Ayat berlapis (klausa utama + beberapa klausa subordinat)

Aspek penting ialah isi atau fakta.


 

Cth:    Tuan pengerusi menjelaskan bahawa kajian yang teliti perlu dibuat…


 

3.3    Penanda Wacana:


 

i)    Rujukan:

Merujuk kembali sesuatu yang sudah berlaku atau yang telah disarankan.


 

  • Menurut ucapan penasihat…
  • Menurut minit mesyuarat ke-2


 

ii)    Penyertaan:

Penyertaan ahli dalam sesuatu rancangan.


 

  • Penglibatan semua AJK sangat diharapkan
  • Diharapkan kerjasama…


 

iii)    Makluman:

Memberitahu atau menjelaskan sesuatu perkara.


 

  • Tuan pengerusi memaklumkan…
  • Untuk pengetahuan…


 

iv)    Sebab-musabab.

Menimbulkan kaitan antara satu sama lain, iaitu sebab sesuatu tindakan diambil setelah tindakan sebelum atau cadangan sebelum itu tidak diterima.


 

  • Memandangkan keadaan demikian adalah dicadangkan…
  • Kegagalan projek itu adalah disebabkan…


 

v)    Perintah.

Bersifat arahan atau perintah.


 

  • Semua AJK diminta…
  • Pensyarah-pensyarah diarah…


 

vi)    Penghargaan.


 

  • Segala tindakan tuan…kami dahului…
  • Atas kerjasama … diucapkan terima kasih.


 

  1. Matlamat

Sesuatu yang hendak dicapai


 

  • Untuk makluman ahli…
  • Untuk perhatian…


 

  1. Pendapat

Mewakili pihak yang lain.


 

  • Adalah didapati…
  • Adalah menjadi harapan kami…


 

  1. Sambungan

Perkaitan peristiwa dari segi masa


 

  • Berikutan…
  • Sebagai susulan…


 

  1. Sikap

Positif


 

  • Dihargai…
  • Terima kasih…


 

Negatif


 

  • Memandang berat…
  • Dukacita…


 

  1. Penamat

Penangguhan mesyuarat atau mesyuarat itu ditamatkan


 

  • Mesyuarat ditangguhkan…


 

  1. Perwakilan

Mewakili pihak yang lain


 

  • Bagi pihak AJK
  • Beliau bagi pihak…


 

4. Contoh Minit Mesyuarat


 

4.1 Minit Mesyuarat Agung


 

Minit Mesyuarat Agung Persatuan Linguistik Malaysia Kali Kedua 2001


 


 

Tarikh        :    15 Januari 2001 (Isnin)

Masa        :    9.00 pagi

Tempat        :    Dewan Budaya, DBP

Bil. ahli yang hadir :    200 orang (Lihat Lampiran A)

Turut hadir    :    Prof. Asmah Haji Omar (pemerhati)


 

Bil

Perkara

1

Ucapan perasmian oleh Prof. Asmah Haji Omar

  1. Menyampaikan kata-kata aluan dan mengucapkan terima kasih kerana menjemput beliau
  2. Mengingatkan tentang tanggungjawab setiap ahli bagi merealisasikan hasrat persatuan dan negara.
  3. Mengucapkan selamat bertugas kepada AJK yang baru dan berharap agar dapat meneruskan usaha AJK lama di samping merancang aktiviti untuk tahun akan datang.
  4. Mengucapkan terima kasih kepada hadirin dan seterusnya merasmikan mesyuarat agung kali kedua.

2

Ucapan aluan oleh pengerusi - Dr. Mohd Azim Afkar

2.1 Menyampaikan kata-kata aluan dan mengucapkan terima kasih kepada Prof. Asmah kerana sudi hadir

  1. Menerangkan tentang perkembangan persatuan.

2.3 Mengulas tentang isi kandungan Prof. Asmah dan berharap mendapat kerjasama ahli persatuan bagi menjayakan segala perancangan persatuan.

3

Perlantikan pengerusi mesyuarat agung

3.1 Hanya satu nama sahaja dicalonkan iaitu Dr. Mohd. Azim Afkar. Majlis sebulat suara bersetuju.

4

Membaca dan mengesahkan minit mesyuarat agung yang lalu

4.1 Minit telah diterima oleh mesyuarat tanpa sebarang pindaan dan pembetulan.

Pencadang : En. Ali bin Dollah

Penyokong : En. Dollah bin Ali

5

Membentangkan laporan tahunan aktiviti

5.1 Setiausaha mempersilakan majlis merujuk Lampiran B untuk diteliti. Tiada sebarang soal jawab

4

Membentangkan dan menerima penyata laporan kewangan

4.1 Bendahari iaitu En. Abdullah Sani membentangkan dan memberi penjelasan tentang penyata kewangan yang berakhir pada 1 Disember 2000 dengan merujuk kepada penyata kewangan pada Lampiran C

  1. Pengerusi mesyuarat meminta majlis membuat undian berdasarkan adanya cadangan daripada ahli yang mencadangkan persatuan membayar separuh daripada bayaran lawatan ke Brunei.

    Pencadang : En. Sani bin Din

    Penyokong : En. Alwan bin Man

    Keputusan : Majoriti menyokong.

  2. Majlis telah menerima laporan penyata kewangan dengan sebulat suara.

    Pencadang : En. Noh bin Latif

    Penyokong: En. Talib bin Husin

5

Pembubaran jawatankuasa dan pemilihan AJK baru

Yang Dipertua : Dr. Mohd. Azim Afkar

Naib yang Dipertua : En. Ali bin Dollah

Setiausaha Kehormat : En. Talib bin Husin

Penolong Setiausaha Kehormat : En. Noh bin Latif

Bendahari Kehormat En. Sani bin Din

Ahli Jawatankuasa En. Alwan bin Man

Pn. Satiah bin Ali

Pn. Zaiton bin Ismail

En. Mizlan bin Mohamed

6

Membentang dan membahas usul

  1. Usul 1 daripada En. Zamzuri bin Zam

    Majlis telah menolak kerana pembawa usul tidak hadir semasa mesyuarat agung diadakan

  2. Usul 2 daripada Jawatankuasa 2000
  • Penjelasan bayaran hutang persatuan yang tertangguh
  • Majlis memutuskan perkara tersebut diterima dalam mesyuarat agung dan akan dibawa kepada mesyuarat jawatankuasa yang pertama

7

Ucapan penangguhan oleh Yang Dipertua

7.1 Mengucapkan terima kasih kerana memilih beliau

7.2 Beliau berjanji akan bekerjasama dengan AJK baru dalam melaksanakan tugas


 

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 4.00 petang


 


 

Pencacat,


 

………tt…………….

(AHMAD ABU BAKAR)


 


 


 

** Lampiran A : Senarai nama ahli-ahli yang hadir semasa mesyuarat agung tahunan kali kedua diadakan

** Lampiran B :Laporan tahunan dan aktiviti bagi tahun 2001 (Tidak ada format yang ditetapkan)

** Lampiran C :Penyata kewangan tahun 2000.(Tidak ada format yang ditetapkan)


 


 


 


 


 

4.2 Minit Mesyuarat Jawatankuasa


 

Minit Mesyuarat Jawatankuasa Seminar Bahasa Kali Kedua 2001


 

Tarikh        : Sabtu, 26 Januari 2001

Masa        : 9.00 Pagi

Tempat        : Bilik CR 2055

Kehadiran    : Prof. Nik Safiah Karim        -    Pengerusi

         Dr. Abu Dollah        -    Naib pengerusi

         Fatimah Ahmad        -    Setiausaha

         Ahmad Yatim            -    Bendahari

         Tn Hj. Lamat Lajat        -    Jawatankuasa Penajaan

         En. Subki bin Alias        -    Jawatankuasa Pameran

         En. Ali Rustam         -     Jawatankuasa Teknikal

         En Rustam Ali            -    Jawatankuasa Makanan

         En Abu Ali            -    Jawatankuasa Penginapan


 

Tidak Hadir     Pn. Pabiah Kechik        -    Bercuti

En. Karim Ahmad        -    Tanpa alasan


 

Agenda

Perkara

Tindakan

1.

Ucapan pengerusi

  1. Pengerusi mengucapkan terima ksih kepada yang hadir
 

2.

Membaca dan mengesahkan minit mesyuarat lalu

  1. Cadangan : En. Ali Rustam

    Sokongan : En. Rustam Ali

 

3

Perkara berbangkit (jika ada)

  1. Pengerusi menjelaskan bahawa seminar pada kali ini akan melibatkan pengkaji bahasa dari serata dunia
  2. Jawatankuasa Pameran diminta menyediakan cadangan untuk mengadakan papan kenyataan bagi peserta-peserta pameran.


 


 


 

Makluman


 


 

Jawatankuasa Pameran

4

Kewangan

  1. Jawatankuasa Penajaan diminta lebih bergerak aktif untuk mendapatkan penajaan
  2. Jawatankuasa diminta menyediakan cadangan perbelanjaan
  3. Langkah berjimat cermat hendaklah dirancang bagi melicinkan aktiviti


 


 

Jawatankuasa Penajaan


 

Semua Jawatankuasa


 

Semua Jawatankuasa

5.

Hal-hal lain

  1. Mesyuarat berikutnya akan diadakan pada hari Sabtu, 5 Februari, 2001 di Bilik CR2044
 


 

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 12.30 tengah hari


 

Disediakan oleh,                     Disahkan oleh:


 

………tt…………             …………tt……………


 

(FATIMAH AHMAD)                (PROF. NIK SAFIAH KARIM)

Setiausaha                        Pengerusi


 


 


 


 


 


 


 


 

5. Perbezaan Mesyuarat Jawatankuasa dengan Mesyuarat Agung


 

Bil

PERKARA

Mesyuarat Jawatankuasa

Mesyuarat Agung

1

Senarai Kehadiran

  • Nama AJK yang hadir dan tidak mesti dicatatkan dalam minit mesyuarat berserta jawatannya
  • Hanya AJK yang dilantik sahaja perlu hadir dalam mesyuarat ini.
  • Hanya perlu mencatatkan jumlah/bilangan senarai kehadiran dalam minit mesyuarat tetapi nama yang hadir perlu direkodkan/dilampirkan.
  • Semua ahli berhak untuk hadir dalam mesyuarat agung ini.
  • Kehadiran ahli menjadi penentu kepada keputusan yang dibuat. Keputusan sebulat suara sekurang-kurangnya ialah 2/3 dari jumlah keseluruhan ahli.

2

Kekerapan /Pengendalian Mesyuarat

  • Diadakan berdasarkan keperluan dan sekurang-kurangnya sekali dalam sebulan.
  • Pengerusi sesebuah organisasi itu biasanya akan mengendalikan setiap kali mesyuarat diadakan.
  • Hanya diadakan pada sekali setahun atau dalam tempoh satu sesi.
  • Majlis perlu melantik seorang untuk mengendalikan mesyuarat pada waktu itu. Semua ahli berhak/layak untuk mengendalikan mesyuarat asalkan mendapat persetujuan /sokongan secara majoriti.

3

Perasmian

  • Tidak ada majlis perasmian pada setiap kali mesyuarat diadakan.
  • Ada majlis perasmian sebelum mesyuarat agung itu dijalankan.
  • Dirasmikan oleh tokoh yang berkaitan.

4

Agenda Mesyuarat

  • Laporan Kewangan
  • Tidak dimesti dilaporkan pada setiap kali mesyuarat. Namun begitu pengerusi boleh meminta bendahari memaklumkan keadaan kewangan semasa berdasarkan laporan setiap AJK.
  • Dijadikan salah satu agenda khusus dalam mesyuarat ini.
  • Perlu mendapat pengesahan daripada ahli sebelum laporan tersebut diterima.
 
  • Pembubaran/ Perlantikan Jawatankuasa
  • Tidak ada pembubaran/perlantikan AJK pada setiap kali mesyuarat. Namun begitu ada kemungkinan diwujudkan beberapa jawatankuasa baru berdasarkan keperluan. Ini bergantung kepada keputusan mesyuarat.
  • Dijadikan agenda khas dalam mesyuarat ini. Semua AJK sebelum ini dibubarkan dan diadakan perlantikan AJK baru.
 
  • Membahaskan Usul
  • Mesyuarat Jawatankuasa hanya membincangkan usul-usul yang perlu dibawa /dibincangkan dalam mesyuarat agung.
  • Mesyuarat AJK tidak berhak untuk memutuskan keputusan usul yang dibawakan itu untuk diterima atau ditolak.
  • Mesyuarat agung sebagai medan untuk menerima atau menolak usul yang dibawakan.
  • Keputusan diputuskan oleh ahli.
  • Sekiranya sesuatu perubahan yang melibatkan dasar sesuatu organisasi dan telah termaktub dalam perlembagaan organisasi sekiranya ingin dipinda perlu mendapat suara majoriti iaitu 2/3 daripada jumlah ahli keseluruhan.
  • Keputusan mesyuarat agung menjadi agenda utama yang akan dilaksanakan oleh AJK yang baru dilantik.
 
  • Ucapan Penangguhan
  • Dibuat oleh pengerusi mesyuarat.
  • Dibuat oleh pengerusi yang baru dilantik. Saripati ucapannya berkisar kepada harapan dan visi yang akan dibuat untuk memajukan organisasi.


 


 

Bacaan Tambahan:

Ab. Rahman Ab. Rashid dan Yap Kim Fatt (1998). Bahasa Melayu Komunikasi 3. Kuala Lumpur: Longman

Ulasan

Catat Ulasan

Catatan popular daripada blog ini

7 elemen muzik

Oleh -
Imej
Terdapat Tujuh Konsep Muzik Yang Utama (Perlu diketahui oleh semua Pendidik muzik). # Irama   # Melodi   # Warna ton   # Bentuk   # Harmoni   # Teksur   # Ekspresi 1. Irama Diaplikasikan kepada semua yang berkaitan dengan unsur masa dalam muzik. a. Muzik bergerak kepada beat/bunyi yang stabil. b. Setiap beat dan rehat mempunyai nilai sama ada panjang / pendek. c. Kumpulan beat membentuk tanda masa / meter. d. Beat-beat mempunyai tekanan. e. Gabungan not / beat membentuk corak irama yang berlainan dan atau berulang-ulang. Simbol Verbal : Irama   detik    not dan tanda rehat   meter  tekanan      corak irama, ostinato, rentak. Objektif P & P : Pada akhir pembelajaran murid-murid akan dapat : 1. Merasa nadi/detik sesuatu lagu/muzik 2. Membezakan panjang pendek sesuatu nilai not dalam corak irama. 3. Merasa tekanan / accent pada ...
Baca lagi

LATITUD DAN LONGITUD

Oleh -
Imej
1.Kedudukan a) Keddukan ialah letaknya sesuatu objek atau tempat. b) Kedudukan sesuatu tempat ditentukan dengan menggunakan : #kompas magnetik #koordinat #kedudukan relatif #latitud dan longitud #bearing 2.Latitud a)Latitud ialah garisan yang dilukis selari dari arah barat ke timur atas glob dan pada peta atlas. b)Unit ukuran latitud [darjah (o) ].Nilai setiap latitud ditentukan melalui ukuran sudut dari pusat bumi. c)Nilai latitud hemisfera utara(0*-90*u)dan hemisfera selatan (0*-90*s). d)Garisan Khatulistiwa (nilai 0*)adalah latitud yang terpanjang .Membahagikan bumi kepada hemisfera utara dan hemisfera selatan. e)Latitud-latitud utama :Garisan Sartan (231/2*u),Garisan Artik (661/2*u),Garisan Jadi(231/2*s),Garisan Antartik (661/2*s) 3.Longitud a)Longitud ialah garisan yang dilukis dari arah utara ke selatan di atas glob dan peta atlas. b)Longitud utama:Garisan Meridian Pangkal(GMP)dan Garisan Tarikh Antarabangsa(GTA) c)Unit ukuran longitud [Darjah (0)]. d)Garisan Meridian Pangkal(Nil...
Baca lagi

LAGU FLY KENYALANG FLY, FLY HIGH

Oleh -
Imej
Lagu Pendidikan Sarawak ini dinyanyikan setiap kali perhimpunandan majlis-majlis  rasmi sekolah di seluruh Sarawak. Jom kita dengar! Mari kita menuju wawasan, Berketerampilan bergerak seiringan, Dari utara hingga selatan, Kita pacu menyusur gelombang. *Dasar dipadu cita dituju, Bumi kenyalang saujana memandang, Pelosok kota rantau dan desa, Meneruskan agenda pendidikan. Ayuh terbang kita seiringan, Menggapai bintang menjejak awan, Tekad yang jitu semangat juang, Pendidikan dijulang zahirkan harapan. Terbanglah tinggi menuju gemilang, Laungan keramat penuh iltizam, Rapatkan jurang satukan impian, Semangat juang kita laungkan. Fly Kenyalang Fly, Fly High (2x) Kita sematkan.
Baca lagi