Surat Rasmi

1. Penulisan Surat Rasmi
   
2. Format Surat Rasmi
   
3. Ciri-ciri Umum Surat Rasmi
   
4. Format Ketiga : Ciri-ciri yang perlu ada
   
5. Kepala Surat
   
6. Penggunaan Kata/Ungkapan Khusus dalam Surat Rasmi
   
7. Penggunaan Kata Nama Diri
   
8. Pangkat dan Gelaran
   

 

Surat Rasmi

 

 

Surat Rasmi

 

1.    Penulisan Surat Rasmi

    

Surat rasmi ialah surat yang ditulis dalam urusan-urusan rasmi, iaitu dalam urusan-urusan yang berhubung dengan pejabat; misalnya pejabat kerajaan, badan berkanun, syarikat-syarikat perniagaan dan institusi-institusi pengajian serta dalam urusan persekolahan dan sebagainya.

    Surat rasmi sangat ringkas, tegas dan terus kepada maksudnya. Lazimnya ditaip dengan kemas dan lengkap dengan jarak langkau satu atau dua baris. Surat ini ditaip pada kertas saiz A4, sama ada kertas khas yang dicetak dengan kepala surat atau kertas biasa yang ditaip alamat pengirim di bahagian atasnya.

2.    Format Surat Rasmi

Terdapat tiga format untuk menulis surat rasmi. Pertama, format surat rasmi berdasarkan Surat Pekeliling Jabatan Perdana Menteri, iaitu Surat Pekeliling Am Bil. 8 tahun 1980 bertarikh 1 Oktober 1980 . Tujuannya adalah supaya terdapat keseragaman pada semua kementerian dan agensi kerajaan.

    Kedua, format surat rasmi mengikut Surat Pekeliling Lembaga Peperiksaan, Kementerian Pendidikan Malaysia, iaitu Pekeliling Am Bil. 1 tahun 1987 bertarikh 22 Januari 1987 yang diubah suai berdasarkan format tersebut untuk tujuan peperiksaan.

    Ketiga, format surat rasmi seperti format kedua dengan tambahan ciri salinan kepada pada bahagian akhir surat.

 

1. Ciri-ciri Umum Surat Rasmi
   

 

1. Alamat pengirim
   
2. Garisan panjang melintang
   
3. Nama dan alamat penerima
   
4. Tarikh
   
5. Perkataan menghadapkan surat
   
6. Kepala surat/perkara
   
7. Pendahuluan
   
8. Isi
   
9. Penutup
   
10. Pengakuan tanggungjawab
    
11. Tandatangan
    
12. Nama pengirim (huruf besar)
    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(a) ______________,

______________,

     ______________.                    

 

    (b)_____________________________________________________________

1. 
   
2. ______________,                    
   

______________,                    

(c) ______________,

______________.                    (d)________________

 

(e)______________,

 

(f) ______________________________________________________

 

(g) ____________________________________________________________

__________________________________.

 

2._________________________________________________________

_______________________________________________.

    (h)

1. _________________________________________________________
   

__________________________________.

 

(i) __________________.

 

1. _________________,
   

 

1. __________________
   

 

(l) ( )

 

 

 

    Rajah 1: Contoh Rangka Surat Rasmi- Format Kedua

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Persatuan Literasi Melayu, Universiti Multimedia, Jalan Multimedia, 63100 Cyberjaya, SELANGOR.   Pengarah, Hal-Ehwal Pelajar, Universiti Multimedia, Jalan Multimedia, 63100 Cyberjaya, SELANGOR. 24 JANUARI 2001   Tuan,   Memohon Kebenaran untuk Melawat Sambil Belajar ke Taman Negara   Dimaklumkan bahawa Jawatankuasa Persatuan Literasi Melayu, Universiti Multimedia telah mengadakan mesyuarat pada 10 Januari 2001. Mesyuarat itu telah mengambil keputusan akan menganjurkan satu lawatan sambil belajar ke Taman Negara. Lawatan itu akan diadakan pada bulan Mac, 2001 dengan syarat mendapat persetujuan daripada Pengarah Hal-Ehwal Pelajar terlebih dahulu.   Berikut dinyatakan butiran tentang lawatan itu.   Tempat lawatan : Taman Negara Tujuan lawatan : Menghayati kehidupan alam supaya dapat menghasilkan karya yang bermutu. Tempoh lawatan : Seminggu termasuk hari perjalanan pergi balik Bayaran : RM 50.00 seorang. Peserta : Terhad kepada 40 orang anggota persatuan sahaja. Makan/minum : Disediakan oleh pihak penganjur Penasihat : Pn. Siti Saniah Abu Bakar   3. Satu mesyuarat khas akan diadakan untuk membincangkan perkara tersebut dengan lebih lanjut setelah mendapat kebenaran daripada pihak tuan.   Diharap permohonan ini mendapat pertimbangan yang sewajarnya daripada pihak tuan demi meningkatkan lagi hasil-hasil karya yang bertemakan alam dan menambahkan kreativiti para pelajar.   Sekian sahaja dan disudahi dengan ucapan terima kasih.   Yang benar, …………………… (SOH TIAM LAY) Setiausaha, Persatuan Literasi Melayu, Universiti Multimedia.

Rajah 2: Contoh Surat Rasmi- Format Kedua

1. Format Ketiga - Ciri-ciri yang perlu ada.
   

   
    

   1. Alamat                        
      
   2. Nombor telefon/fax/ e-mail            k. Tajuk/perkara
      
   3. Garis pemisah                 l. Pendahuluan
      
   4. Nama penerima                m.Isi
      
   5. Alamat (garis di bawah nama negeri)    n. Penutup
      
   6. Rujukan tuan dan rujukan kami        o. Cogan Kata
      
   7. Tarikh                    p. Pengakuan tanggungjawab
      
   8. Melalui dan salinan                q. Tandatangan
      
   9. Jawatan dan alamat r. Nama (huruf besar)
      
   10. Kata penghadap surat            s. Jawatan
       
       1. Salinan kepada (s.k)
          

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    a. ______________,

______________,

     ______________.                    b _______________

 

    c._____________________________________________________________

 

1. ______________,                    Ruj. tuan:________
   
2. ______________,                    Ruj. kami:________f
   

   ______________.                    Tarikh :________g
   

 

1. ______________:
   
2. ______________,
   

   ______________.
   

 

1. ______________,
   
2. __________________________.
   
3. ____________________________________________________________
   

   __________________________________.
   

   
    

   1. _________________________________________________________
      

   _______________________________________________.
   

    m.

1. _________________________________________________________
   

__________________________________.

 

n. __________________.

 

1. '__________________'
   
2. __________________,
   

 

1. __________________
   
2. (            )    
   
3. ___________________
   

t.

 

 

    Rajah 3: Contoh Rangka Surat Rasmi- Format Ketiga

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

        Rajah 4: Contoh Surat Rasmi - Format Ketiga

 

 

Persatuan Literasi Melayu, Universiti Multimedia, 63100 Cyberjaya, SELANGOR.     ___________________,   ___________________,   ___________________. 5 JANUARI 2001   Tuan/puan,   Mesyuarat Jawatankuasa Persatuan Literasi Melayu Kali Ketiga   Dengan sukacitanya dimaklumkan bahawa mesyuarat yang tersebut di atas akan diadakan pada :   Hari : Sabtu Tarikh : 10 Januari 2001 Masa : 9.00 pagi Tempat : Bilik Mesyuarat Persatuan Kehadiran : Wajib   Untuk pengetahuan tuan/puan, agenda Mesyuarat Jawatankuasa Ketiga ini adalah seperti berikut :   Mengesahkan dan Membentangkan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kedua. Perkara Berbangkit. Membincangkan Aktiviti Persatuan bagi Bulan Februari dan Mac. Kewangan Persatuan. Hal-hal Lain. Ucapan Penutup oleh Pengerusi.   3. Untuk melicinkan perjalanan mesyuarat jawatankuasa ini, diharapkan juga tuan/puan tidak lupa membawa Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kedua.   Sekian dimaklumkan. Terima kasih.   Yang menjalankan tugas,   (THONG ENG KEONG) Setiausaha, Persatuan Literasi Melayu.

 

Rajah 5: Contoh Surat Jemputan Mesyuarat

 

5)    Kepala surat:

Ciri-ciri minimum yang perlu ada pada kepala surat adalah seperti berikut

1. Lambang
   
2. Nama agensi
   
3. Alamat
   
4. Rujukan surat tuan/kami
   
5. Ruangan untuk tarikh
   
6. Kawat (jika ada)
   
7. Teleks (jika ada)
   

 

Selain ciri-ciri minimum yang perlu wajib digunakan seperti di atas, perhatian dirujuk kepada perkara-perkara di bawah:

1. Permulaan perenggan.
   

   Semua perenggan bagi surat dimulakan dari tepi sebelah kiri surat tanpa menggunakan 'identation'
   

 

1. Tandatangan
   

   Ruangan untuk tandatangan juga diletakkan di sudut kiri surat.
   

 

1. Nombor bagi perenggan yang mempunyai satu peringkat pecahan
   

   Bagi perenggan yang mempunyai satu peringkat pecahan, pemberian nombor adalah menggunakan huruf abjad (a, b, c, d, …) atau huruf roman (i, ii, iii, iv,…).
   

 

1. Nombor bagi perenggan yang mempunyai dua peringkat pecahan.
   

   Bagi perenggan yang mempunyai dua peringkat pecahan, pemberian nombor adalah seperti contoh berikut:
   

   Peringkat pertama: 2.1, 2.2 dan seterusnya
   

   Peringkat kedua: 2.2.1, 2.2.2 dan seterusnya
   

   Perlu diingat bahawa sebaik-baiknya pecahan perenggan dalam satu-satu surat mestilah tidak melebihi dua peringkat pecahan.
   

   
    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    Rajah 6: Contoh Surat Rasmi-Format Pertama

 

 

 

6. Penggunaan Kata/Ungkapan Khusus dalam Surat Rasmi.

 

Banyak penggunaan kata-kata dan ungkapan khusus tertentu digunakan seperti memohon, maklum, diarahkan, dimaklumkan, disahkan, dinyatakan, dihargai, difahamkan dan sebagainya.Ungkapan tersebut menggambarkan perkaitan idea yang ingin disampaikan. Ungkapan tersebut boleh dibahagikan menurut jenis makna dan kata yang ditimbulkan seperti berikut.

 

 

6.1    Ungkapan Permulaan

 

• Adalah saya menarik perhatian tuan (salah)
  

Adalah saya diarah untuk meminta/memohon perhatian tuan (betul)

*    Adalah saya diarah merujuk kepada perkara di atas…

*    Adalah saya diarah dengan hormatnya memaklumkan bahawa….

*    Berhubung dengan perkara di atas…….

*    Bersama-sama ini kami sampaikan….

*    Dengan hormatnya saya ingin merujuk percakapan antara…. (nama) dari…. (nama tempat/jabatan/kementerian) dengan ….. (nama) dari….. (nama tempat/jabatan/kementerian) tentang……

*    Dengan hormatnya surat tuan/puan bil….. bertarikh …… tentang perkara tersebut dirujuk.

*    Kami sangat berbesar hati kerana tuan/puan sudi…..

*    Merujuk perkara di atas, sukacita dimaklumkan bahawa…..

*    Sehubungan dengan perkara di atas…..

*    Surat Universiti….. bil….. bertarikh….. dan surat fakulti …… bil….. bertarikh…… tentang perkara di atas adalah dirujuk.

 

6.2    Ungkapan Perenggan Kedua

 

*    Bersama-sama ini disertakan….

*    Kami mengucapkan terima kasih atas kesudian tuan untuk……

*    Oleh yang demikian, sukacita sekirannya dapat tuan …..

*    Oleh itu, universiti/fakulti kami akan menghubungi tuan/puan tentang perkara itu.

*    Oleh itu, sukacita sekiranya tuan/puan dapat memberikan jawapan yang segera berhubung dengan perkara di atas.

*    Oleh beberapa sebab yang tidak dapat dielakkan, maka….

*    Penetapan tarikh akan dibincangkan apabila keputusan daripada……diterima kelak.

*    Seperti yang dipersetujui bersama bahawa….

*    Tuan/puan akan dihubungi secepat mungkin/ dengan seberapa segera tentang….Untuk makluman pihak tuan/puan…

 

6.3    Ungkapan Rujukan

 

*    Mengikut keputusan mesyuarat…..

*    Adalah saya diarah merujuk……

*    Berhubung dengan percakapan melalui telefon tempoh hari…..

*    Sehubungan dengan perbincangan antara……..

*    Berkenaan dengan perbincangan/keputusan……..

 

6.4    Ungkapan Penyertaan

 

*    Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa surat tuan/puan bil… bertarikh….. tentang perkara di atas telah kami terima dan diucapkan terima kasih……

*    Bersama-sama ini disertakan salinan sijil….

*    Sukacita bersama-sama ini disampaikan senarai…….. seperti yang tuan/puan kehendaki.

 

6.5    Ungkapan Makluman

 

• Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa surat tuan/puan bil…. Bertarikh…. Tentang perkara tersebut di atas telah kami terima.
  
• Adalah saya diarah untuk memaklumkan….
  
• Sukacita dimaklumkan bahawa……
  

 

6.6 Ungkapan Sebab-Musabab

 

*    Atas kerjasama tuan dalam perkara ini kami mengucapkan terima kasih.

*    Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa mulai pada ………. Saya bercuti. Berhubung dengan itu, saya ingin mencadangkan…..

6.7    Ungkapan Perintah

 

Kasar

 

• Tuan dikehendaki hadir dalam perbincangan….
  
• Saya telah diarahkan untuk memberitahu tuan/puan
  
• Tuan adalah diingatkan agar …….
  

 

Halus

• Harap dapat kiranya pihak tuan/puan memberikan kerjasama…
  
• Besar harapan kami pihak tuan puan memenuhi permintaan kami ini….
  
• Sukacita sekirannya pihak tuan/puan dapat memberikan penjelasan…..
  

 

6.8    Ungkapan Matlamat

 

*    Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa fakulti kami sedang menjalankan penyelidikan tentang……… Untuk tujuan ini kami memerlukan kerjasama daripada pihak tuan/puan…

*    Untuk pengetahuan tuan dimaklumkan bahawa…

 

6.9    Ungkapan Perwakilan

 

• Saya bagi pihak jawatankuasa ….. mengucapkan terima kasih atas kerjasama yang telah tuan/puan berikan ….
  
• Bagi pihak Fakulti ……, saya mengucapkan terima kasih …….
  

 

6.10    Ungkapan Pendapat

 

• Pada pendapat saya, cadangan pihak tuan/puan dapat dijalankan dengan berkesan sekiranya…..
  
• Pada fikiran kami, projek…….
  
• Pada hemat kami…..
  

 

6.11    Ungkapan Penegas

 

• Adalah dengan hormatnya dimaklumkan bahawa…..
  
• Adalah menjadi harapan kami…..
  
• Adalah didapati bahawa……..
  

 

6.12    Ungkapan Sambungan

 

*    Sebagai lanjutan surat kami yang terdahulu….

*    Berikutan daripada keputusan mesyuarat tempoh hari…..

 

6.13    Ungkapan Sikap

 

Sikap positif

 

• Terima kasih
  
• Saya mengucapkan setinggi-tinggi penghargaan…    
  
• Kami tidak keberatan membantu pihak tuan/puan untuk ……
  

 

Sikap negatif

 

• Kejadian ini sangat dikesalkan.
  
• Pihak pengurusan universiti memandang berat terhadap kejadian itu.
  
• Pihak kami berkeberatan untuk meluluskan permohonan cuti tuan/puan atas beberapa sebab.
  

 

6.14    Ungkapan Antisipasi

 

• Atas kerjasama tuan itu, saya dahului dengan ucapan terima kasih.
  
• Kerjasama tuan didahului dengan ucapan terima kasih.
  

 

6.15    Ungkapan Penamat

• Sekian, terima kasih.
  
• Sekian untuk makluman dan perhatian tuan.
  

 

6.16    Ungkapan Khidmat

 

• "BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"
  
• "BERSIH CEKAP DAN AMANAH"
  
• "CINTAILAH BAHASA KITA"
  

6.17    Ungkapan Kesetiaan

 

Saya yang menurut perintah.

Yang benar,

 

7.    Penggunaan Ganti Nama Diri

 

1. Merujuk diri sendiri /tunggal – saya
   
2. Jamak - kami/kita
   
3. Gelaran diraja- Tengku, Tuanku dan raja : Penulis surat tidak perlu menyebut `patik'
   
4. Raja memerintah misalnya Yang Dipertuan Agong / Sultan dan juga isteri baginda perlu menggunakan `patik'.
   
5. Rujukan Normal : Tuan / Puan tetapi tidak salah menggunakan ulangan gelaran.
   

Contoh:

 

1. Surat Tengku sudah saya terima.
   
2. Surat Yang Mulia Tengku sudah saya terima.
   
3. Surat Tan Sri/Datuk/Profesor sudah saya terima.
   
4. Surat Yang Berbahagia Tan Sri/Datuk/Profesor sudah saya terima.
   

 

1. Rujukan kehormat mesti apabila yang menjadi sasaran rasmi Perdana Menteri dan wakil rakyat.
   

   Contoh:
   

   Yang Amat berhormat untuk Perdana Menteri.
   

   Yang berhormat untuk wakil rakyat.
   

   
    

   **Jika wakil rakyat mempunyai gelaran diraja rujukan kehormatnya ialah Yang Berhormat Mulia
   

 

1. Rujukan hormat Duta Besar dan Yang Dipertua Negeri
   

   Tuan Yang Terutama
   

 

1. Hakim : Yang Arif
   

   Hakim yang mempunyai gelaran Tengku/Raja : Yang Arif Mulia
   

 

1. Jika orang yang disebut di atas mempunyai gelaran Datuk, Tan Sri, Tun elok juga gelaran diletakkan sesudah rujukan kehormat.
   

   Contoh:
   

 

Surat Yang Amat Berhormat Datuk Seri telah saya terima.    

 

 

8.    Pangkat dan gelaran

 

Perdana Menteri     Timbalan Perdana Menteri     Menteri Besar.     Ketua Menteri.     Menteri-menteri, Timbalan-timbalan Menteri.   6. Yang Dipertua Dewan Rakyat. Yang Dipertua Dewan Negara. Yang Dipertua Dewan Undangan Negeri.   7. Wakil Rakyat. Ahli Parlimen. Ahli Dewan Negara. Ahli Dewan Undangan Negeri.   8. Ahli Dewan Negara (yang dilantik)     9. Pegawai-pegawai Tinggi Kerajaan Negeri. Setiausaha Kerajaan Negeri. Pegawai Kewangan Negeri. Penasihat Undang-undang Negeri.   10. Tun   11. Tengku/Tunku/Ungku/Engku/Raden/Datu Tuan Syed/Sayid/Puan Syarifah.   12. Ketua Hakim Negara   13. Hakim Besar/Hakim     14. Tan Sri/Puan Sri/Datuk Seri/Datin Seri/ Datuk/Datuk Patinggi/Datuk Amar/Datin Datin Paduka/Tuan Haji   Ketua Pengarah   16. Setiausaha/Setiausaha Agung   Pegawai Daerah   Encik/Cik   Pengerusi Majlis	Yang Amat Berhormat. (Orang Awam) Yang Amat Berhormat Mulia. (Kerabat Diraja)   Yang Amat Berhormat. Yang Amat Berhormat Mulia.   Yang Amat Berhormat. Yang Amat Berhormat Mulia.   Yang Amat Berhormat. Yang Amat Berhormat Mulia.   Yang Berhormat. Yang Berhormat Mulia.   Yang Berhormat. Yang Berhormat Mulia.     Yang Berhormat. Yang Berhormat Mulia.       Yang Berhormat Senator. Yang Berhormat Mulia Senator.   Yang Berhormat Datuk. Yang Berhormat Mulia Datuk.       Yang Amat Berbahagia.   Yang Mulia Tengku/Ungku/Engku/….     Yang Amat Arif.   Yang Arif Tuan Hakim Besar. Yang Arif Tuan Hakim.   Yang Berbahagia Tan Sri/ …..       Yang berbahagia.   Yang Berbahagia Tuan Setiausaha   Yang Berbahagia Tuan Pegawai Daerah   Yang Mulia Encik/Cik   Yang Mulia Tuan Pengerusi Majlis